Foto alla festa aziendale: qui le regole cambiano

A un matrimonio un album è un regalo. A una festa aziendale è una pratica. La differenza non sta nella tecnica, ma nel rapporto fra le persone coinvolte: fra gli ospiti di un matrimonio non c’è nessuna dipendenza, fra colleghi e superiori sì.

La cosa non diventa difficile, ma sposta quattro punti che conviene chiarire prima.

1. La libertà di scelta deve essere vera

«Facciamo una foto al team» a una festa aziendale è un invito che suona come un ordine, e chi non ha voglia raramente lo dice a voce alta. Aiuta girare la cosa al contrario: dite all’inizio una volta sola che si fotografa e si condivide, e a chi ci si può rivolgere per non finire nelle foto. Una frase approvata prima dalle risorse umane risparmia ogni discussione dopo.

E aiuta non proporre sfide fotografiche che costringano qualcuno a mettersi in posa. Da noi la classifica è disattivata di serie. A una festa aziendale non è un caso, è lo stato giusto.

2. Approvazione prima della pubblicazione

Alle feste private l’approvazione foto è un ornamento. In azienda è lo strumento che regge tutto: i nuovi caricamenti compaiono solo quando qualcuno li ha approvati. Non è censura, è una coda d’attesa. E vi risparmia l’unica situazione su cui questi album si schiantano: la foto del collega alle due di notte che il lunedì gira sull’intranet.

In pratica serve qualcuno che durante la serata ci dia un’occhiata due volte. È un compito da assegnare, non uno che si sbriga da solo. Più persone possono dividerselo: i co-organizzatori hanno gli stessi diritti che avete voi.

3. Chi ha il link entra

A un matrimonio è un vantaggio, a una festa aziendale è una domanda. Due risposte possibili:

• Codice d’accesso. L’album chiede in più una parola che sta scritta solo in sala. Un link inoltrato da solo non basta.
• Album separati per sede o per reparto. Ognuno con il suo codice e il suo link: il commerciale non vede automaticamente le foto della produzione.

E il confine più duro resta comunque il tempo: alla fine della durata l’album non c’è più, non archiviato ma ancora raggiungibile, proprio cancellato.

4. Acquisto e fattura

Le aziende non pagano con la carta privata dell’assistente. Per questo con la tariffa Professional c’è una fattura regolare intestata all’azienda, si può comprare con pagamento a mezzo bonifico, e le imprese con partita IVA valida di un altro paese dell’Unione ricevono una fattura in reverse charge.

Quello che non possiamo fare

Non possiamo sostituirci alla vostra verifica legale. Se la rappresentanza dei lavoratori debba dire la sua, se serva un consenso e come vada formulato dipende dalla vostra azienda. I colleghi della privacy e del personale lo sanno meglio di qualsiasi guida su internet. Quello che possiamo fornire sono gli strumenti: approvazione, codice d’accesso, album separati, cancellazione su richiesta, una fine certa.

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